WVW Wälzlager-Vertrieb Wiesbaden GmbH

Alles aus einer Hand: Prozessautomation, schnelle Suche und hohe Transparenz mit DocuWare

Die WVW Wälzlager-Vertrieb Wiesbaden GmbH in Mainz-Kastel gehört wie die LAT & SGF Wälzlager- und Industriebedarfs-GmbH in Wirges zur Schmeckthal-Gruppe. Die familiengeführte Unternehmensgruppe verfügt über mehr als fünfzig Jahre Know-How. Derzeit wächst bereits die dritte Generation in das Unternehmen hinein. Rund 20 Mitarbeiter betreuen europaweit, vorrangig in Deutschland, Österreich, Schweiz und Luxemburg, Industrie-Kunden aus den Bereichen Maschinenbau und Chemie. Als technischer Händler für die Bereiche Wälzlager, Linear- und Antriebstechnik, Arbeitsschutz sowie Industriebedarf kümmert sich das mittelständische Unternehmen um die optimierte Bevorratung und Logistik, den technischen Support und Werkzeugservice ihrer Kunden. So profitieren die Kunden des technischen Handelsunternehmens von einer partnerschaftlichen Betreuung mit individuell zugeschnittenen Lösungen.

Zielsetzung

Mit dem DMS von DocuWare wollte die Schmeckthal-Gruppe das Potential für automatisierte Abläufe ausschöpfen und das EASY DMS ablösen, um Zeit und Ressourcen für wesentliche Tätigkeiten zu schaffen. Ziel war es, durch die in DocuWare hinterlegten Workflows einen weiteren Mehrwert für ihre Mitarbeiter im Tagesgeschäft zu schaffen und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Außerdem sollte die Suche nach Dokumenten erleichtert werden, Freigabeprozesse transparenter und schneller bearbeitet werden, um Skonti-Erlöse zu erzielen.

Besonderheiten

Da der technische Händler bereits über ein digitales Archiv verfügte, wurden rund 105.000 Dateien aus den vergangenen zwei Jahren in das DMS von DocuWare migriert. Für alle älteren Dokumente steht das alte Archiv gemäß der Aufbewahrungsfristen nach wie vor zur Verfügung. Parallel wurde abteilungsübergreifend die klassische Ablage von Dokumenten und E-Mails aus Outlook auf das integrierte DMS von DocuWare umgestellt. Als ersten Prozess wurde dann der Eingangsrechnungsablauf automatisiert. Hier stößt heute der hinterlegte Workflow den Freigabeprozess automatisch an. Durch die verschiedenen Stempel, die von jedem Mitarbeiter digital gesetzt werden, ist zu jederzeit klar, an welcher Stelle im Prozess das Dokument gerade ist.

Ergebnis

  • Sehr schnelle und einfache Installation der DMS-Lösung von DocuWare durch vordefinierte Prozesse
  • 80% der dokumentenbasierten Prozesse sind digitalisiert
  • Deutlich schnelleres Finden von Dokumenten im digitalen Dokumentenpool
  • Durch volle Integration des DMS auch aus dem ERP Zugriff auf alle abgelegten Daten und Dokumente
  • Suchmaske lässt sich flexibel anpassen und eingrenzen
  • Sehr hohe Transparenz im Freigabeprozess und erhöhte Automation von Geschäftsabläufen
  • Schnellere Reaktionszeiten bei Kundenrückfragen (bspw. bei Nachweisen von unterschriebenen Lieferscheine)
  • Komplette Installation, Service und Betreuung aus einer Hand

Zur Lösung

Branche Technischer Großhandel
Produkte Handel von Wälzlagertechnik, Lineartechnik, Antriebstechnik, Arbeitsschutz, Industriebedarf sowie 24h-Notfall-Service, Schulungen / Seminare, Kostensenkungsanalyse, Werkzeugservice und technischer Support
Kunde seit 2010
Anwender 16
Lösung DocuWare mit Steps DocuWare Integration
ERP-Lösung LS BIZ

„Der Freigabeprozess bei Eingangsrechnungen ist in DocuWare erheblich transparenter: Ich sehe genau, bei wem die Rechnung gerade liegt, werde per E-Mail automatisch erinnert oder kann eingreifen, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise wegen Krankheit fehlt und eine Rechnung neu zugewiesen werden muss. So sparen wir erheblich Zeit in der Verwaltung und können uns auf wesentliche Aufgaben konzentrieren.“

- Dipl.-Wirtschaftsing. (FH) Iris Schmeckthal, Geschäftsführerin WVW Wälzlager-Vertrieb Wiesbaden GmbH und LAT & SGF Wälzlager und Industrie GmbH

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