DMS-Integration in ERP-Systeme
Die volle Dynamik digitaler Geschäftsprozesse: DMS-Integration in ERP-Systeme
Digitalisierte Unternehmensabläufe sind Voraussetzung, wenn Unternehmen auch in Zukunft erfolgreich sein wollen. Wie muss ein Unternehmen an das Projekt Digitalisierung herangehen und welche Software-Lösungen bieten Unterstützung?
Wichtigstes Instrument zur Unternehmenssteuerung sowie Dreh- und Angelpunkt digitalisierter Unternehmensprozesse ist ein modernes Enterprise Resource Planning (ERP-)System. In diesem zentralen Nervensystem laufen alle Daten über Geschäftsprozesse und Unternehmensressourcen zusammen und werden entlang der Wertschöpfungskette abgebildet. Unternehmen erhalten einen stets aktuellen Gesamtüberblick über die betrieblichen Prozesse und damit Transparenz in allen Bereichen, von der Buchhaltung bis zum Vertrieb.
Daten werden nicht einfach nur gesammelt, sondern zur Planung, Kalkulation und Steuerung der Prozesse digital vernetzt und systematisch ausgewertet. Dadurch erkennt der Geschäftsführer oder der Vertrieb beispielsweise, welche Kundenprojekte die erfolgversprechendsten sind, und an welcher Stelle er Abläufe im eigenen Unternehmen oder im laufenden Projekt optimieren muss. Moderne ERP-Systeme machen – ähnlich wie ein Unternehmensberater – die Strategieplanung und Optimierung von Geschäftsprozessen in einem möglich.
DMS-Integration wird zum Trend
Über ein klassisches ERP-System zur Organisation der Warenwirtschaft verfügen mittlerweile über zwei Drittel der mittelständischen Industrieunternehmen mit über 50 Mitarbeitern [1]. Ein klassisches ERP gehört damit zur grundlegenden digitalen Infrastruktur. Um jedoch weitere Unternehmensprozesse zu erfassen, ist ein modernes ERP mit modularem Aufbau erforderlich. Je nach Branche und Anwendungsfeldern lassen sich dann Software-Integrationen ergänzen.
Wer als Unternehmen für dokumentenbasierende und datenzentrierte Prozesse ein Customer-Relationship-Management- (CRM-) und ein Dokumentenmanagement-System (DMS) in die ERP-Lösung integriert, ist bei der Digitalisierung schon deutlich weiter. Wenn das DMS tief im ERP-System verankert ist, kann das Unternehmen diese Prozesse leichter automatisieren und verzahnen. Das Ziel: die Effizienz und Transparenz von Aufgaben und Abläufen in verschiedenen Unternehmensbereichen steigern, Produktions- und Lieferzeiten verkürzen und beschleunigen sowie beispielsweise die Beantwortung von Kundenanfragen verbessern.
Dass ein Dokumentenmanagement-System ein wichtiger Treiber in der Digitalisierung von Prozessen ist, ist inzwischen auch im Mittelstand angekommen. Obwohl bislang rund 60 Prozent der mittelständischen Unternehmen mit 20 bis 249 Mitarbeitern noch nicht über eine DMS-Integration verfügen, befassen sich viele von ihnen derzeit intensiv mit dem Thema und planen, die ungenutzten Potenziale bald anzugehen [2].
Mittelstand braucht digitalisierte Prozesse
Was sind die Gründe für den DMS-Trend? Die Antwort liegt vor allem in der zunehmenden Menge an Daten in den Unternehmen. Der fortschreitende Einsatz digitaler (vernetzter) Geräte spielt hier ebenso eine Rolle wie der Druck, Dokumente zu digitalisieren, um schneller am Markt agieren zu können. Belege wie Kunden-, Artikeldaten oder Rechnungen müssen immer schneller zur Verfügung stehen, um reibungslose Prozesse und einen kompetenten Kundenservice zu gewährleisten. Unternehmen, deren Prozesse noch zum (großen) Teil auf Papier basieren, stoßen früher oder später an ihre Grenzen. Denn wenn Dateien nicht digital vorliegen bzw. der schnelle Zugriff auf aktuelle Daten nicht möglich ist, kommt es zu beträchtlichen Effizienzeinschnitten.
Ein häufiger Fall: Die Buchhaltung kommt mit der Bearbeitung der Rechnungen nicht hinterher, da Mitarbeiter erkrankt sind. In einigen Fällen werden beispielsweise aufgrund mangelnder Ressourcen Rechnungen von unter 500 Euro gar nicht mehr geprüft. Damit riskieren Unternehmen langfristig Verluste und verletzen unter Umständen Compliance-Vorgaben. Ein weiteres Beispiel, das die Tücken papierbasierten Arbeitens illustriert: Ein Unternehmen verfügt über mehrere Standorte, alle arbeiten größtenteils noch papierbasiert. Weil den Mitarbeitern relevante Dokumente nicht zur Verfügung stehen bzw. erst einmal händisch aus Akten herausgesucht werden und kopiert oder eingescannt werden müssen, verläuft die Kommunikation unter den Standorten schleppend.
Unternehmen, die ein DMS einführen und im besten Falle in ihre Unternehmenslösung integrieren, entscheiden sich damit für die produktivere Arbeitsweise. Allein mit der flächendeckenden Einführung elektronischer Rechnungen können deutsche Kommunen pro Jahr 6,5 Milliarden Euro Kosten einsparen [3]. Ein weiterer Pluspunkt bei der DMS-Integration: Die revisionssichere Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten ist in Deutschland laut GoBD und den Anforderungen des Handelsgesetzbuches seit Anfang 2017 Pflicht. Da die revisionssichere Archivierung beim DMS vollautomatisch im Hintergrund läuft, nimmt es Unternehmen Compliance-Sorgen ab.
Effektive Dokumentenprozesse in der Praxis
Um die Arbeitsprozesse bei Ablage, Verwaltung und Suche nach Rechnungen zu optimieren, entschied sich das Maschinenbauunternehmen LEBUS International Engineers GmbH für die Integration von DocuWare in das bestehende CRM- & ERP-System Steps Business Solution der Step Ahead AG. Seit der Einführung der DMS-Integration hat das Unternehmen bereits über 20.000 Belege digital erfasst und automatisch und revisionssicher archiviert – ein großer Vorteil, da sich nun jede beliebige Rechnung im Archiv schnell und einfach wiederfinden lässt. Da LEBUS das DMS als Integration in das ERP-System nutzt, erfolgt die Übertragung der Daten automatisch aus dem ERP-System in einen zentralen Dokumentenpool. Mitarbeiter greifen im laufenden Arbeitsprozess direkt aus der ERP-Oberfläche auf die DMS-Funktionen zu.
Bei der Archivierung erfasst die DMS-Integration die auf unterschiedlichem Wege eingehenden Belege wie Scans, E-Mails oder manuell hinzugefügte Notizen durch intelligente Indexing-Module im Volltext, versieht diese automatisch mit Schlagworten und archiviert sie revisionssicher im Dokumentenpool. Damit wird es möglich, durch Eingabe eines Schlagworts oder Volltextsuche alle relevanten Belege zu einem Auftrag abzurufen. Über 90 Prozent der Archivierung geschieht vollautomatisch im Hintergrund, auch rückwirkend. Mitarbeiter haben darüber hinaus die Möglichkeit, Schlagworte manuell zu ergänzen.
Erkennbare Vorteile sichern Akzeptanz
Firmen, die ein DMS in ihr ERP-System integrieren, müssen Zeit und Geld investieren – mit dem Ziel, es durch schnellere Prozesse „zurückzuerhalten“. Mit Blick auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis treten Bedenken in den Hintergrund: Die Investitionskosten einer DMS-Integration sind überschaubar und amortisieren sich in der Regel innerhalb von 8 bis 12 Monaten. Die Zeit, die Unternehmen für die Integration aufwenden, hängt dagegen stark von den jeweiligen Anforderungen ab. Erfahrungswerte von ERP-Anbietern liegen bei einem Zeitraum von ca. drei Monaten, wenn die entscheidenden Mitarbeiter im Unternehmen mitziehen.
Nur Unternehmen, die sich dieser Voraussetzung bewusst sind, schaffen auch langfristig eine hohe Akzeptanz der Software im Arbeitsalltag. Bei der Auswahl eines DMS-Integrationsspezialisten müssen KMU deshalb ein besonderes Augenmerk auf die Einführungsphase und das begleitende Schulungsangebot für die Unternehmensmitarbeiter legen. Anfängliche Skepsis relativiert sich bei kompetenter Schulung – spätestens, wenn Mitarbeiter erkennen, dass das System intuitiv funktioniert, ihre Arbeit erleichtert und effektiver gestaltet.
Fazit
Digitalisierte Unternehmensabläufe sind Voraussetzung, wenn mittelständische Unternehmen auch künftig noch erfolgreich sein wollen. Dabei geht das Leistungsvermögen einer DMS-Integration weit über das einfache „Managen“ von Dokumenten hinaus. Durch das tiefe Ineinandergreifen werden ganze Prozesse wie beispielsweise Rechnungsstellung, Bewerbermanagement, Projektmanagement und Bestellungen digitalisiert und beschleunigt. Mittelständische Unternehmen, die Daten aus diesen Arbeitsvorgängen digitalisieren, sparen Zeit – und schaffen sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil. So können digitalisierte Abläufe langfristig nicht nur für eine höhere Produktivität sorgen, sondern auch für zufriedenere Kunden und Mitarbeiter.
