ECM als Digitalisierungs-Einstieg

Dokumentenbasierte Prozesse als Chance

Viele Geschäftsabläufe eines mittelständischen Unternehmens laufen teilweise mehr und teilweise weniger digitalisiert ab. Häufig sind die Prozesse dokumentenbasiert und laufen durch manuelle Tätigkeiten ab. In der Buchhaltung wird häufig noch mit einem Papierarchiv in Aktenordnern oder auch ausgedruckten Rechnungen gearbeitet. Eine Digitalisierung der internen Prozesse und Organisationsstrukturen mit entsprechender Software sowie einer einhergehenden Automation, kann die Effizienz in diesem Unternehmensbereich enorm steigern.

Digitales Dokumenten-Management steigert Digitalisierungsgrad

Wussten Sie das? 45 % aller ausgedruckten Dokumente in Büros landen bis zum Ende eines Arbeitstages im Papierkorb. Daraus errechnet sich ein Jahresverbrauch von über einer Trillion Blatt Papier weltweit (Quelle: IDC). In den papierbasierten Prozessen wie in der Buchhaltung oder im Innendienst steck enormes Einsparpotential in mehrere Richtungen: Ohne elektronisches Enterprise Content Management verbringen Mitarbeiter pro Dokument durchschnittlich 18 Minuten mit der Suche. Wenn es hingegen einen zentralen, digitalen Dokumentenpool gibt, sparen die Mitarbeiter erheblich Zeit ein, die sie wiederum gewinnbringend in andere Tätigkeiten investieren können. Durch digitales Dokumenten-Management eröffnet sich eine große Chance, den Digitalisierungsgrad des Unternehmens wesentlich nach vorne zu bringen.

Erste Schritte: Von analog zu digital

Starten Sie mit einer internen Analyse und betrachten Sie vor allem die Unternehmensbereiche, in denen viel mit Papier gearbeitet wird. Machen Sie eine Bestandsaufnahme und dokumentieren Sie einzelne Schritte, um dann abzuwägen, wie der Transfer der Prozesse von analog zu digital gelingt. Betrachten Sie bei der Ist-Analyse folgende Fragestellungen:

  1. Wie werden Dokumente erfasst und organisiert?
  2. Wie werden Zugriffsbeschränkungen und Transparenz gewährleistet?
  3. Lassen sich Dokumente zur besseren Zusammenarbeit gemeinsam nutzen?
  4. Was ist zum Aufbau einer einheitlichen Dokumentenmanagement-Infrastruktur erforderlich?

Wie digitalisiert sind Ihre Prozesse heute?

Machen Sie jetzt den Check und erhalten Sie eine individuelle Auswertung über den Reifegrad Ihrer Digitalisierung.

Hier geht’s zum Step Ahead Digitalisierungscheck

Sie haben Fragen zum Thema?

Lesen Sie weitere Beiträge aus dem Blog


Unternehmen

Erreichbarkeit während der Feiertage

Support und Cloud Solutions: So sind wir für Sie da.

Auch wir gönnen uns an den Feiertagen eine kleine Pause. Wann Sie unseren Support und unser Team Cloud Solutions zwischen Weihnachten und Neujahr erreichen können.

Weiter lesen

Unternehmen

Erstens kommt es anders. Und zweitens als man denkt.

Danke für Ein ereignisreiches 2020

Was für ein Jahr. 2020 war anders, als wir es uns vorgestellt haben. Und trotzdem oder gerade deshalb haben wir alle gemeinsam viel ...

Weiter lesen

Event

Das war die H2H Mainz 2020

Der nächste Schritt in Richtung Zukunft ist gemacht!

Wir wollten Geschichte schreiben und das haben auch: Mit 120 Kunden, Interessenten, Partnern und der Step Ahead Mannschaft war die H2H in Mainz das bisher größte Event in der Geschichte von Step Ahead. Und das war erst der Anfang.

Weiter lesen