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Ein papierloses Büro in 90 Tagen – So klappt die Umsetzung!

90 Tage. Innerhalb dieser Zeit können Sie sich von Papierakten befreien und ein papierloses Büro ins Leben rufen. Sie denken, dieses Versprechen sei nicht realistisch? Dann sagen wir: Doch, das ist es – vorausgesetzt, Sie halten sich genau an die einzelnen Schritte, die wir Ihnen heute vorstellen werden.

Allerdings ist ein papierloses Büro nichts, was einfach so aus dem Boden gestampft werden kann. Stattdessen müssen einige Grundvoraussetzungen gegeben sein, um das Projekt zum Erfolg zu führen: Ihre Mitarbeiter müssen mitziehen, Sie benötigen die richtige Technologie und vor allem sollten Sie eine klare Strategie verfolgen!

Lassen Sie uns die einzelnen Schritte nun kurz und knapp anreißen (eine detailliertere Erläuterung finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden „Papierlos in weniger als 90 Tagen“):

Schritt 1: Lenkungsausschuss etablieren

Der Erfolg eines jeden Projekts hängt davon ab, wie gründlich es vorbereitet wird – so auch bei der Einführung des papierlosen Büros. Etablieren Sie deshalb zunächst einen Lenkungsausschuss, der sich aus Mitgliedern der Geschäftsführung sowie den einzelnen Abteilungsleitern zusammensetzt.  

Schritt 2: Aufmerksamkeit erzeugen

Eine Initiative wie die Einführung eines papierlosen Büros benötigt zwingend die Unterstützung einer breiten Basis, um schnellstmöglich Erfolge zu verzeichnen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Aufmerksamkeit erzeugen und Ihren Mitarbeitern den Nutzen des papierlosen Büros klar vor Augen führen.

Schritt 3: Geschäftsprozesse analysieren

Ihre Bemühungen, schnellstmöglich von einem papierlosen Büro profitieren zu können, werden nur dann Früchte tragen, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse im Vorfeld gründlich analysieren. Klären Sie genau, in welchen Bereichen der größte Verbesserungsbedarf besteht und greifen Sie in diesem Zusammenhang auch ganz bewusst auf das Feedback Ihrer Mitarbeiter zurück.

Schritt 4: Design der ECM-Konfiguration

In dieser Phase geht es darum, das Wissen des Lenkungsausschusses mit der technischen Expertise eines externen Dienstleisters zu verknüpfen. Die Zeit der grauen Theorie ist damit vorbei: Das geplante papierlose Büro nimmt langsam, aber sicher Gestalt an.

Schritt 5: Betrieb der ECM-Lösung

Nun geht es ans Eingemachte: Die gewählte ECM-Lösung kann in die Testphase starten, und die Weiterbildung der Mitarbeiter beginnt. Ihre Systemadministratoren bekommen Gelegenheit, externen Experten über die Schulter blicken, während diese das System auf den Servern oder in der Cloud konfigurieren.

Schritt 6: Dokumentation des papierlosen Büros

Sie haben das papierlose Büro in Ihrem Unternehmen verwirklicht? Gratulation, doch damit ist das Projekt noch lange nicht beendet. Ein papierloses Büro ist ein kontinuierlich wachsendes System, das sich einer Arbeitsumwelt anpasst, die sich ständig verändert.

Wenn Sie erfahren möchten, worauf Sie in diesem Zusammenhang unbedingt achten sollten und wie Sie die vorherigen Schritte optimal umsetzen, laden Sie sich hier unseren Leitfaden „Papierloses Büro in 90 Tagen“ herunter. Dort können Sie ausführlich nachlesen, wie  Sie Ihren Arbeitsplatz innerhalb kürzester Zeit in ein papierloses Büro umwandeln und im Anschluss die Erfolge messen können.

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