Passen Sie Ihr ERP an Ihre Prozesse an – und nicht umgekehrt

Zeitgemäße Systeme müssen Unternehmen Flexibilität ermöglichen

Die meisten ERP-Systeme basieren auf Architekturen aus den 1990er- oder 2000er-Jahren. Seitdem haben sich die Anforderungen der Unternehmen aber längst verändert. Umso wichtiger ist es, dass sich Business Software an die neuen Rahmenbedingungen anpasst. Gefragt ist vor allem Flexibilität.

38% der deutschen Unternehmen haben laut Statista ein ERP-System im Einsatz, bei Firmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sind es sogar 81%. Ist die Software einmal eingeführt, wird sie oft Jahre und Jahrzehnte lang genutzt – den Austausch scheuen viele Firmen. Das führt dazu, dass ERP-Anbieter kaum grundlegend neue Systeme entwickeln, sondern lediglich regelmäßige Updates bereitstellen. Das Geschäft läuft auch so bestens für sie. Deshalb hat sich an den Programmarchitekturen in den letzten 25 Jahren wenig getan.

Unternehmen bleibt mangels Alternativen also gar nichts anderes übrig als für ihr Enterprise Resource Planning das zu nehmen, was auf dem Markt verfügbar ist und ihre Prozesse darauf abzustimmen. Bis heute lautet das Mantra vieler Experten: „Bleiben Sie im Standard und passen Sie Ihre Prozesse an die Software an.“ Und finden sich die Unternehmen oftmals damit ab, Kompromisse einzugehen und ihre Abläufe nicht so zu ändern, wie es eigentlich notwendig wäre – weil es technisch zu komplex und wirtschaftlich nicht tragbar ist.

Prozesse flexibel gestalten

Dabei ist es allerhöchste Zeit, dass ERP-Software flexibler wird. Und mit zeitgemäßen Techniken wie verteilten Daten- und Speichersystemen oder Objektorientierung sind anpassungsfähige und damit kundenfreundliche Systeme auch tatsächlich realisierbar. Denn im kaufmännischen Prozess sind vom Gesetzgeber nur zwei Dinge eindeutig geregelt: Vertragsschluss und Rechnungsstellung. Hier müssen die Vorgaben eingehalten werden. Aber alles, was dazwischen passiert, kann jedes Unternehmen so individuell gestalten, wie es am besten zum eigenen Geschäftsmodell passt. Ein starrer, vorprogrammierter Prozess, wie aus vielen ERP-Systemen bekannt, ist da hinderlich.      

Typisches Beispiel: Ein Kunde möchte Menge oder Art der Bestellung ändern. Entsprechend muss der Auftrag geändert werden. Weil es so vorgesehen ist, auch in Papierform. Konventionelle ERP-Systeme verlangen in diesem Fall eine revisionssichere Dokumentation der Änderung. Die Folge sind aufwändige Anpassungen, zahlreiche Schreib-, Druck- und Scan-Vorgänge inklusive Lochen, Abheften und Einlagern von Papierdokumenten. Dabei wäre es viel effizienter, diesen Ablauf weitestgehend zu digitalisieren. Das heißt: Änderungen an der Bestellung werden direkt im System hinterlegt, Auftrag und Rechnung automatisch angepasst. Der Kunde erhält eine Leseberechtigung und per Mail einen Link, um jederzeit den aktuellen Status der Bestellung einsehen zu können.

Prozess und Objekt voneinander lösen

Gängige Software für Enterprise Resource Planning ist aufgrund ihrer veralteten Architektur dafür jedoch nicht ausgelegt. Entsprechende Funktionen müssen von Anfang an geplant und in der Kernarchitektur der Anwendung berücksichtigt werden. Ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu mehr Flexibilität besteht darin, die symbiotische Beziehung zwischen Prozess und Objekt zu lösen. Bisher werden Standardabläufe definiert und ihnen die jeweils benötigten Elemente oder Produkte fest zugeordnet. Jede Änderung an einem Objekt wirkt sich störend auf das Gesamtsystem aus, der Prozess ist letztlich immun gegen Einflüsse von außen.

Werden die entscheidenden Informationen hingegen direkt am Objekt gespeichert, ermöglicht das dem Unternehmen mehr Flexibilität und eine stärkere Automatisierung. Ein Beispiel ist etwa eine elektronische Zutrittskontrolle: Auf der Schlüsselkarte ist hinterlegt, zu welchen Unternehmensbereichen der Mitarbeiter Zugang erhält. Entsprechend lassen sich Türen mit dem Chip öffnen – oder eben nicht. In ähnlicher Art und Weise können auch ERP-Objekte Informationen über die weitere Verwendung enthalten.

Mangelnde Flexibilität in ERP-Systemen verlangsamt nicht nur kaufmännische Prozesse, sondern hat auch auf Auswirkungen auf die Produktion. Starre Softwaresysteme lassen sich deshalb kaum mit der vielzitierten „Industrie 4.0“ in Einklang bringen. Zu deren Hauptzielen zählt die kundenindividuelle Massenproduktion. Statt Standardprodukten sind heutzutage individualisierbare Artikel gefragt, die der Kunde nach seinen Wünschen konfigurieren und beispielsweise Größe, Farbe und Ausstattungsmerkmale bestimmen kann. Ein zeitgemäßes ERP muss all dies abbilden, sämtliche Auftragsdaten speichern und Änderungen von der Bestellung bis zur Fertigung durch den gesamten Prozess reichen.

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